¿Qué es un aumento por mérito? Descúbrelo con GeldChild: La guía completa para gerentes de RR.HH.

Puede que el seguimiento de las horas de los empleados no sea la parte más emocionante de la gestión de una empresa, pero es esencial. Sin una herramienta de seguimiento del tiempo fiable , pueden producirse errores en las nóminas, el cumplimiento se vuelve más complicado de lo necesario y los propietarios de empresas pueden tener que perder el tiempo corrigiendo errores en lugar de centrarse en el crecimiento. El software de seguimiento del tiempo de los empleados para pequeñas empresas puede eliminar las conjeturas a la hora de gestionar las horas y ayudarle a estar al tanto de las nóminas sin problemas innecesarios.

Una buena aplicación de seguimiento del tiempo va más allá de simplemente registrar las horas facturables. Puede agilizar los procesos de registro de horas, reducir la entrada manual de datos y garantizar que el personal reciba el pago correcto.

En esta guía, compartimos algunos de los mejores sistemas de control de tiempo y asistencia para pequeñas empresas en 2025, los beneficios clave de usar un sistema de seguimiento de tiempo y qué buscar al elegir el más adecuado para su negocio.

5 beneficios de los sistemas de control horario para pequeñas empresas

Dirigir una pequeña empresa ya es un acto de malabarismo sin las planillas de horas que suman al caos. Un buen software de planillas de horas para pequeñas empresas puede hacer la vida mucho más fácil al automatizar el seguimiento del tiempo, mejorar la precisión y simplificar la nómina. A continuación, le indicamos cómo:

Eliminar las planillas de horas manuales

El seguimiento manual de las horas puede ser lento, frustrante y propenso a errores. Ya sea que los empleados se olviden de fichar, calculen mal las horas o redondeen el tiempo aquí y allá, los errores pueden acumularse rápidamente.

El software de control de tiempo para pequeñas empresas puede eliminar todas esas conjeturas. Los empleados registran su tiempo digitalmente y el software calcula todo automáticamente. Esto puede significar que no hay hojas de cálculo desordenadas, ni tener que perseguir a la gente para obtener las planillas de horas y no hay pánico al final de la semana.

Mejorar el cumplimiento

Las leyes laborales no sólo se aplican a las grandes empresas. Las pequeñas empresas también tienen que cumplir con las normas sobre salarios y horarios, las normas sobre horas extra y las prácticas laborales justas. Una buena herramienta de seguimiento del tiempo puede ayudar a registrar las horas con precisión, marcar las horas extra y almacenar los registros en caso de auditorías.

Algunos programas incluso le avisan cuando los empleados se acercan a realizar horas extras, para que pueda administrar los costos y cumplir con las normas sin estrés.

Reducir los costes de nómina

Los errores en las nóminas pueden resultar costosos, especialmente para las pequeñas empresas. Pagar de más a los empleados por horas no trabajadas o corregir errores en las nóminas puede ser una gran pérdida de tiempo y dinero. Una aplicación de seguimiento de tiempo automatizado puede registrar cada minuto con precisión. Esto puede traducirse en que no haya redondeos, ni aumentos de horas y muchas menos disputas.

Algunas de estas aplicaciones de seguimiento de tiempo también pueden conectarse directamente con el software de nómina, lo que puede reducir el tiempo administrativo y hacer que los cálculos de los cheques de pago sean mucho más rápidos y fáciles.

Mejor gestión de la fuerza laboral

Una buena aplicación de seguimiento del tiempo puede registrar las horas, ayudarle a gestionar los horarios, hacer un seguimiento de la productividad y optimizar la dotación de personal. Por ejemplo, si programa demasiados empleados, puede eliminar turnos innecesarios. Y si no programa suficientes, puede detectar el problema a tiempo y solucionarlo antes de que genere problemas operativos.

Algunos sistemas de seguimiento de tiempo también te permiten asignar horas a trabajos o proyectos específicos, para que siempre sepas a qué se dedica el tiempo y el dinero.

Aumentar la responsabilidad de los empleados

El seguimiento preciso de las horas permite que los empleados se responsabilicen. Cuando saben que su tiempo se registra de manera justa, es más probable que se concentren y cumplan con los horarios. Un sistema de seguimiento de tiempo digital puede evitar que los empleados marquen la entrada por turnos (cuando los empleados marcan la entrada por turnos), controlar los descansos y mantener la transparencia.

Algunas herramientas de seguimiento de horas también permiten a los empleados revisar sus propias horas, detectar errores y corregir problemas antes de pagar la nómina. Esto puede reducir las disputas, mantener la nómina precisa y reducir el trabajo administrativo.

Las 10 mejores herramientas de software de seguimiento del tiempo para pequeñas empresas

Si tienes una pequeña empresa, probablemente no tengas tiempo para revisar las planillas de horas o los cálculos de nóminas. Por eso, una aplicación de control de asistencia para pequeñas empresas es imprescindible. Puede ayudarte a mantener todo preciso, automatizar muchas partes del cumplimiento normativo y brindarte una vista en tiempo real de quién está trabajando, dónde y en qué.

A continuación, puede encontrar algunos de los mejores sistemas de seguimiento de tiempo para pequeñas empresas en 2025, junto con sus características clave, ventajas, desventajas y casos de uso para ayudarlo a elegir el adecuado para su negocio.

1. Ondulación

GeldChild no es solo una herramienta de seguimiento del tiempo. Es una plataforma de gestión de personal de servicio completo que permite a las pequeñas empresas automatizar el control del tiempo y la asistencia sin tener que hacer malabarismos con varias herramientas.

Características principales

• Realiza un seguimiento automático de las horas de los empleados con un reloj digital en el sistema.
• Sincroniza el seguimiento del tiempo con la nómina en tiempo real, por lo que las empresas no necesitan ingresar horas manualmente.
• Permite a los gerentes establecer reglas personalizadas de horas extra, descansos y cumplimiento según la ubicación y la política de la empresa.
• Asigna horas a trabajos o proyectos específicos, lo que ayuda a las empresas a realizar un seguimiento preciso de los costos laborales.
• Proporciona acceso móvil y seguimiento GPS para empresas con equipos remotos o híbridos.
• Permite a los empleados solicitar tiempo libre dentro del sistema, lo que simplifica la gestión del PTO.
• Almacena registros detallados de horas, descansos y horas extras, lo que ayuda a las empresas a cumplir con los requisitos de cumplimiento.
• Incluye herramientas de programación integradas, para que los gerentes puedan crear, editar y ajustar turnos de trabajo fácilmente.

Ventajas

• Se integra completamente con la nómina, eliminando la necesidad de cálculos manuales o ingreso de datos.
• Proporciona un panel de control fácil de usar, para que los empleados y gerentes puedan rastrear y aprobar horas con poco esfuerzo.
• Ayuda a las empresas a cumplir con las leyes salariales y las normas sobre horas extras a través del seguimiento y la generación de informes automatizados.
• Admite tanto empleados por horas como asalariados, lo que lo convierte en una excelente opción para pequeñas empresas con fuerzas laborales mixtas.

Contras

• Requiere una conexión a Internet para una funcionalidad completa, por lo que los empleados deben estar en línea para registrar el tiempo.

• Funciona mejor como parte de la suite completa de RR.HH.

  de GeldChild, en lugar de como una herramienta de seguimiento de tiempo independiente.

Casos de uso

• GeldChild puede ser ideal para pequeñas empresas que necesitan un sistema de nómina y recursos humanos todo en uno para administrar el seguimiento del tiempo, la nómina y el cumplimiento sin tener que usar múltiples herramientas.
• El software puede ser perfecto para empresas con equipos remotos o híbridos que necesitan seguimiento GPS y acceso móvil para garantizar un seguimiento del tiempo preciso desde cualquier ubicación.
• GeldChild puede ser una excelente opción para las empresas que necesitan soporte de cumplimiento, ofreciendo seguimiento automatizado de horas extras y herramientas integradas de cumplimiento de la legislación laboral para reducir el riesgo y simplificar los informes.
• La plataforma puede ser una combinación perfecta para equipos en crecimiento que necesitan herramientas de RR.HH. escalables, permitiéndoles expandirse sin cambiar a un sistema diferente.

2. Relojificar

Clockify es una herramienta independiente de seguimiento de tiempo que se centra en el registro y la generación de informes de tiempo básicos.

Características principales

• Los empleados pueden registrar las horas manualmente o utilizar un temporizador para realizar un seguimiento del tiempo en tiempo real.
• Los gerentes pueden revisar y aprobar las hojas de horas que el personal envía al final de cada día o semana.
• Las empresas pueden realizar un seguimiento de las horas facturables relacionadas con proyectos y tareas específicos para monitorear la productividad.
• La plataforma incluye herramientas básicas de informes que generan resúmenes del total de horas trabajadas.
• Los equipos pueden colaborar utilizando espacios de trabajo compartidos para realizar el seguimiento del tiempo en múltiples proyectos.
• Clockify puede integrarse con otras herramientas comerciales, pero las funciones de nómina y cumplimiento requieren software de terceros.

Ventajas

• Clockify ofrece un plan gratuito con funciones básicas de seguimiento del tiempo.
• Las empresas que ya utilizan software separado de nómina y recursos humanos pueden agregar Clockify sin cambiar de sistema, ya que funciona como un producto independiente.

Contras

• Clockify no incluye integración de nómina, por lo que las empresas deben transferir manualmente los datos de tiempo a su software de nómina.
• El software carece de integración con los calendarios de Google Workspace y de aprobaciones de notificaciones por correo electrónico, lo que obliga a los usuarios a iniciar sesión en el portal para verificar la disponibilidad del equipo o revisar solicitudes.
• La versión gratuita tiene limitaciones en funciones avanzadas como gestión de proyectos y presupuestos, lo que obliga a las empresas a actualizarla para obtener más funciones.

Casos de uso

• Clockify puede ser adecuado para empresas que solo necesitan un seguimiento de tiempo básico y no requieren funciones de nómina, cumplimiento o gestión de fuerza laboral.
• Clockify puede ser una opción potencial para los equipos que rastrean manualmente las horas del proyecto y no necesitan monitoreo de empleados en tiempo real ni seguimiento de tiempo automatizado.

3. Jibble

Jibble es una herramienta de seguimiento de tiempo independiente que permite a las empresas registrar las horas de trabajo y monitorear la asistencia de los empleados.

Características principales

• Los empleados pueden registrar su entrada y salida manualmente mediante reconocimiento facial, dispositivos móviles o acceso a computadoras de escritorio.
• Jibble proporciona seguimiento GPS para equipos remotos.
• El software permite a las empresas realizar un seguimiento del tiempo destinado a diferentes proyectos y tareas.
• Las herramientas de informes básicos pueden generar resúmenes del total de horas trabajadas.
• Jibble incluye espacios de trabajo compartidos donde los equipos pueden registrar tiempo juntos.
• El software se integra con Slack, Microsoft Teams y algunas otras aplicaciones.

Ventajas

• Jibble ofrece un plan gratuito con funciones básicas de seguimiento del tiempo.
• El software permite a las empresas realizar un seguimiento de la asistencia mediante reconocimiento facial y registro móvil.

Contras

• Jibble no incluye procesamiento de nómina integrado, por lo que las empresas deben transferir manualmente los datos de tiempo al software de nómina.
• Los usuarios informan que la aplicación Jibble deja de funcionar con frecuencia, lo que provoca interrupciones en el seguimiento del tiempo y requiere reinicios frecuentes.
• Jibble no ofrece una opción dedicada a "Trabajar desde casa", lo que obliga a los empleados remotos a compartir sus datos de ubicación, lo que algunos usuarios consideran intrusivo.

Casos de uso

• Jibble puede ser adecuado para empresas que necesitan un sistema simple de registro de entrada y salida pero no requieren procesamiento de nóminas ni seguimiento de cumplimiento.
• Jibble puede ser una opción potencial para equipos que dependen de Slack o Microsoft Teams para comunicarse y necesitan una herramienta de seguimiento del tiempo que se integre con esas plataformas.

4. ADP

ADP ofrece una aplicación de seguimiento de tiempo como parte de su suite de software de nómina y recursos humanos más amplia.

Características principales

• Los empleados pueden registrar su entrada y salida mediante relojes web, móviles o biométricos, aunque la configuración requiere integración con la plataforma de RR.HH. más amplia de ADP.
• El sistema rastrea automáticamente las horas trabajadas y las horas extras.
• El seguimiento de tiempo de ADP se integra directamente con su software de nómina.
• La plataforma incluye herramientas de cumplimiento que rastrean las leyes laborales y las reglas sobre horas extras.
• Los gerentes pueden crear horarios de empleados dentro de ADP.
• El software proporciona seguimiento de la fuerza laboral en tiempo real.

Ventajas

• El sistema de ADP admite múltiples métodos de captura de tiempo, incluidos registros móviles, seguimiento basado en web y relojes de control de tiempo biométricos.
• La plataforma incluye alertas automatizadas sobre riesgos de horas extras y cumplimiento, lo que puede ayudar a las empresas a evitar costosas violaciones de la legislación laboral.

Contras

• El seguimiento de tiempo de ADP no es un producto independiente, por lo que las empresas deben comprar el sistema de nómina o de RR.HH. más amplio de ADP para acceder a él.
• Los usuarios informan que la interfaz de seguimiento de tiempo de ADP es compleja y difícil de navegar, y requiere capacitación adicional para su uso efectivo.
• Los tiempos de respuesta de atención al cliente pueden ser lentos, lo que dificulta que las empresas resuelvan los problemas rápidamente.

Casos de uso

• ADP puede ser adecuado para empresas que ya utilizan el sistema de nómina y recursos humanos de ADP y desean una herramienta de seguimiento de tiempo que se integre con su configuración existente.
• ADP puede ser una opción potencial para empresas que necesitan herramientas de seguimiento del cumplimiento.

5. Paylocity

Paylocity es un sistema de seguimiento de tiempo que forma parte del software más amplio de gestión de nóminas y fuerza laboral de Paylocity.

Características principales

• Los empleados pueden registrar su entrada y salida mediante métodos web, móviles o biométricos.
• La plataforma rastrea automáticamente las horas de trabajo, las horas extras y el tiempo libre remunerado (PTO).
• Paylocity incluye un portal de autoservicio para empleados, que permite al personal ver sus horarios y enviar solicitudes de tiempo libre.
• Los gerentes pueden crear y ajustar horarios dentro de la plataforma.
• El sistema se sincroniza directamente con las herramientas de procesamiento de nómina de Paylocity.
• Los informes pueden proporcionar información sobre los costos laborales, las tendencias de asistencia y los gastos de horas extras.

Ventajas

• Los empleados pueden gestionar sus propios horarios y solicitudes de tiempo libre.
• El seguimiento automatizado del cumplimiento puede ayudar a las empresas a mantenerse al tanto de las leyes sobre horas extra.

Contras

• El seguimiento de tiempo de Paylocity no es un producto independiente, sino que requiere que las empresas se suscriban a su suite completa de RR.HH. para acceder a las funciones de control de tiempo y asistencia.
• Algunos usuarios informan que la navegación no es tan intuitiva como esperaban, lo que hace que algunas funciones sean difíciles de encontrar.
• Las empresas más pequeñas con experiencia tecnológica limitada pueden tener dificultades con la curva de aprendizaje, ya que la plataforma requiere tiempo para adaptarse.

Casos de uso

• Paylocity puede ser una opción adecuada para las empresas que ya utilizan el sistema de nómina y recursos humanos de Paylocity y desean una solución integrada de seguimiento del tiempo.
• Paylocity puede ser una opción potencial para empresas que necesitan herramientas integradas de seguimiento del cumplimiento, en particular aquellas que gestionan regulaciones sobre horas extra y requisitos de legislación laboral.

6. Tiempo de escritorio

DeskTime es una aplicación de seguimiento de tiempo cuyo foco principal es el monitoreo de la productividad de los empleados y el seguimiento de proyectos.

Características principales

• DeskTime rastrea automáticamente el tiempo invertido en aplicaciones y sitios web, clasificándolos como productivos o improductivos según configuraciones predefinidas.
• El software incluye monitoreo de capturas de pantalla, capturando imágenes de las pantallas de los empleados a intervalos aleatorios.
• DeskTime permite a las empresas realizar un seguimiento de las horas facturables.
• Las funciones de seguimiento de proyectos y tareas permiten a los gerentes medir la productividad.
• DeskTime ofrece capacidades de programación de turnos.
• La plataforma proporciona acceso móvil.

Ventajas

• DeskTime rastrea automáticamente el tiempo en segundo plano, eliminando la necesidad de registrar entradas o planillas de horas manualmente.
• El software incluye herramientas de monitoreo de productividad, que categorizan aplicaciones y sitios web según su impacto en la eficiencia del trabajo.

Contras

• DeskTime carece de integración de nómina incorporada, lo que significa que las empresas deben exportar datos y procesar la nómina por separado.
• La descarga de informes puede ser lenta y a veces desaparecen las capturas de pantalla, lo que dificulta verificar la actividad de los empleados cuando es necesario.
• Los usuarios informan que, ocasionalmente, DeskTime cierra la sesión automáticamente, lo que interrumpe el seguimiento del tiempo y causa brechas en las horas de trabajo registradas.

Casos de uso

• DeskTime puede ser una opción adecuada para las empresas que desean una solución de seguimiento del tiempo centrada en el monitoreo de la productividad en lugar de la nómina o el cumplimiento.
• DeskTime puede ser una opción potencial para empresas que necesitan un seguimiento básico del tiempo del proyecto pero no requieren funciones avanzadas de gestión de fuerza laboral o nómina.

7. Hojas de tiempo.com

Timesheets.com es una herramienta de seguimiento de tiempo centrada en las hojas de horas de los empleados, el seguimiento de proyectos y la gestión básica de recursos humanos.

Características principales

• Los empleados pueden realizar un seguimiento del tiempo mediante la entrada manual o temporizadores en tiempo real.

• Timesheets.com ofrece seguimiento GPS.

• El software incluye herramientas de seguimiento de proyectos, por lo que las empresas pueden asignar horas a diferentes tareas y monitorear los costos laborales relacionados con el trabajo.

• Las empresas pueden configurar la gestión de licencias, permitiendo a los empleados enviar solicitudes de vacaciones y tiempo libre para la aprobación del gerente.

• Los informes pueden resumir los datos de la hoja de horas.

• Timesheets.com incluye una función básica de seguimiento de gastos

  .

Ventajas

• Timesheets.com ofrece un plan gratuito para autónomos y equipos pequeños.
• La plataforma proporciona una interfaz sencilla.

Contras

• Timesheets.com carece de funciones de procesamiento de nóminas, lo que significa que las empresas deben exportar datos e ingresarlos manualmente en un software de nóminas separado.
• Los usuarios informan que la plataforma puede ser un poco lenta y las actualizaciones tardan mucho tiempo, lo que provoca retrasos en el seguimiento y los informes.
• La experiencia móvil puede presentar restricciones, con opciones de personalización limitadas, lo que la hace menos flexible para las empresas que necesitan un flujo de trabajo móvil totalmente optimizado.

Casos de uso

• Timesheets.com puede ser una opción potencial para pequeñas empresas que necesitan una herramienta de seguimiento de tiempo simple e independiente sin funciones de gestión de nómina o cumplimiento.
• Los trabajadores independientes o equipos pequeños que buscan una solución gratuita o de bajo costo para realizar un seguimiento de las horas facturables pueden encontrar en Timesheets.com una opción útil.

8. BambooHR

BambooHR ofrece un sistema de seguimiento de tiempo como parte de su software de RRHH todo en uno.

Características principales

• Los empleados pueden registrar su entrada y salida a través de su computadora de escritorio o dispositivo móvil.
• El seguimiento del tiempo se integra con el sistema de nómina de BambooHR.
• Los gerentes pueden establecer flujos de trabajo de aprobación para las entradas de tiempo.
• El software incluye seguimiento básico de PTO y licencias.
• BambooHR proporciona seguimiento automatizado de horas extras.
• Los informes pueden generar resúmenes de las horas de trabajo de los empleados y las tendencias de asistencia.

Ventajas

• BambooHR sincroniza el seguimiento del tiempo con su sistema de nómina, lo que reduce el esfuerzo administrativo para las empresas que ya utilizan sus herramientas de RR.HH.
• La interfaz es sencilla y limpia.

Contras

• El seguimiento de tiempo de BambooHR no está disponible como un producto independiente, lo que significa que las empresas deben comprar la suite de RR.HH. completa para acceder a él.
• Si bien la herramienta se integra con el software de programación de terceros, BambooHR en sí no ofrece ninguna opción de programación.
• BambooHR no proporciona información sobre precios en su sitio web, lo que dificulta que las empresas determinen los costos por adelantado, incluso para complementos como el seguimiento del tiempo.

Casos de uso

• BambooHR puede ser adecuado para empresas que ya utilizan el sistema de nómina y recursos humanos de BambooHR y desean una herramienta de seguimiento de tiempo incorporada en lugar de una solución separada.
• Las empresas con necesidades simples de seguimiento del tiempo y requisitos mínimos de informes pueden encontrar en BambooHR una opción razonable.

9. Quickbooks

QuickBooks Time es un sistema de seguimiento de tiempo que forma parte del ecosistema QuickBooks.

Características principales

• Los empleados pueden registrar su entrada y salida mediante la web, un dispositivo móvil o un quiosco de control horario físico.
• El software incluye seguimiento GPS.
• QuickBooks Time admite el seguimiento de proyectos.
• La integración de nómina está disponible para los usuarios de QuickBooks Payroll.
• La plataforma ofrece alertas automatizadas para horas extras y cambios de horario.
• Los informes pueden generar resúmenes de horas trabajadas, horas extras y costos laborales.

Ventajas

• QuickBooks Time se integra con las herramientas de contabilidad y nómina de QuickBooks, lo que puede resultar conveniente para las empresas que ya utilizan QuickBooks.
• La aplicación móvil incluye rastreo GPS, lo que permite a las empresas con fuerza laboral móvil verificar las ubicaciones de los empleados cuando registran su entrada y salida.

Contras

• Si bien se integra bien con los productos QuickBooks, las empresas que utilizan otro software de nómina o contabilidad pueden encontrar el proceso de integración menos fluido.
• Los usuarios informan de numerosas funciones no utilizadas que saturan la interfaz, dificultando la navegación y creando una experiencia de usuario incómoda.
• La aplicación puede fallar a veces, causando errores de seguimiento del tiempo que requieren ajustes manuales por parte de los gerentes o propietarios de empresas.

Casos de uso

• QuickBooks Time puede ser una opción potencial para las empresas que ya utilizan QuickBooks para nóminas y contabilidad y desean una solución de seguimiento de tiempo totalmente integrada.
• Las empresas de construcción, las empresas de servicios de campo y otras industrias con trabajadores remotos pueden considerar que QuickBooks Time es una opción adecuada debido a las funciones de seguimiento por GPS y registro de entrada móvil.

10. Personal del centro

Hubstaff es un software de seguimiento de tiempo enfocado en equipos remotos y empresas que requieren monitoreo de su fuerza laboral.

Características principales

• Hubstaff rastrea automáticamente las horas de trabajo de los empleados en tiempo real.
• El software incluye funciones de rastreo GPS y geofencing.
• Hubstaff captura capturas de pantalla aleatorias de las pantallas de los empleados a intervalos establecidos.
• El software incluye herramientas de seguimiento de proyectos y tareas.
• Hubstaff monitorea los niveles de actividad de los empleados según el uso del teclado y el mouse.
• La plataforma ofrece integración de procesamiento de nómina con proveedores externos.

Ventajas

• Hubstaff proporciona un seguimiento detallado de la actividad, incluidas capturas de pantalla y monitoreo del teclado y el mouse.
• La plataforma ofrece seguimiento de tiempo e informes automatizados.

Contras

• Hubstaff carece de procesamiento de nómina integrado, lo que significa que las empresas deben confiar en herramientas de nómina externas para procesar los pagos.
• El temporizador web tiene algunas limitaciones que pueden resultar frustrantes, como la imposibilidad de agregar notas a las entradas de tiempo.
• El software solo tiene funciones de informes básicos y una funcionalidad fuera de línea limitada, lo que puede no ser ideal para empresas que necesitan análisis más avanzados o seguimiento del tiempo fuera de línea.

Casos de uso

• Hubstaff puede ser una opción potencial para empresas que gestionan equipos remotos o empleados de campo que requieren seguimiento por GPS y monitoreo de productividad para verificar las ubicaciones de trabajo y realizar un seguimiento de las horas.
• Hubstaff podría ser una opción adecuada para empresas que necesitan una herramienta de seguimiento de tiempo simple y automatizada pero que no requieren informes avanzados ni una amplia funcionalidad fuera de línea.

Cómo elegir el software de seguimiento del tiempo de los empleados adecuado para pequeñas empresas

Al elegir una aplicación de control de tiempo para pequeñas empresas, debe tener en cuenta más que la capacidad del software para simplemente registrar las horas. El software de seguimiento de tiempo adecuado debe ayudar a agilizar las operaciones, mejorar la precisión de la nómina y simplificar el cumplimiento sin generar trabajo adicional para los equipos de RR. HH. y los propietarios de las empresas.

A continuación, se presentan seis características esenciales que se deben buscar al seleccionar una aplicación de seguimiento del tiempo de los empleados, junto con ejemplos de cómo ayudan a las empresas a mantenerse eficientes y productivas:

Seguimiento automático del tiempo

Las planillas de horas manuales pueden ser propensas a errores, y el seguimiento manual de las horas de trabajo puede ser tedioso y consumir mucho tiempo. El seguimiento automático del tiempo elimina la necesidad de ingresar datos manualmente, ya que registra las horas en tiempo real. Los empleados registran su entrada y salida digitalmente, y el software registra sus períodos de trabajo automáticamente.

Por ejemplo, un negocio minorista con varios empleados que trabajan en distintos turnos puede utilizar el seguimiento automático del tiempo para garantizar que todos registren sus horas con precisión. Si un empleado se olvida de marcar la salida, el sistema puede enviar un recordatorio automático o marcar las discrepancias para su revisión. Esto puede reducir los errores y evitar disputas en la nómina.

Además, las empresas que facturan a sus clientes en función de las horas trabajadas pueden utilizar el seguimiento automático del tiempo para registrar las horas facturables sin esfuerzo. Una empresa de consultoría, por ejemplo, puede realizar un seguimiento del tiempo exacto dedicado a cada proyecto de un cliente y generar facturas precisas sin depender de las estimaciones de los empleados.

Acceso móvil y seguimiento GPS

Hoy en día, es habitual que no todos los empleados trabajen desde un escritorio. Las empresas con trabajadores remotos, equipos de campo o empleados que viajan necesitan un software de seguimiento de tiempo que ofrezca acceso móvil y seguimiento por GPS.

Por ejemplo, una empresa de construcción puede utilizar el seguimiento de tiempo habilitado por GPS para verificar que los trabajadores estén fichando en los lugares de trabajo en lugar de registrar las horas de forma remota. Si un empleado se olvida de fichar en el lugar de trabajo, las funciones de geofencing pueden enviar un recordatorio para que fiche al llegar.

Para los equipos remotos, el acceso móvil permite a los empleados que trabajan desde diferentes ubicaciones registrar sus horas cómodamente, independientemente de dónde se encuentren. Esto puede ser especialmente útil para las empresas que ofrecen horarios de trabajo flexibles, lo que garantiza un seguimiento preciso del tiempo en diferentes ubicaciones y zonas horarias.

Gestión de horas extras y cumplimiento normativo

Mantenerse al día con las leyes laborales, las normas sobre horas extra y el cumplimiento de las nóminas puede ser un desafío, especialmente para las pequeñas empresas que no cuentan con equipos de RR. HH. dedicados. Un sistema de seguimiento del tiempo con gestión de horas extra y cumplimiento integrado puede ayudar a las empresas a cumplir con las leyes salariales al realizar un seguimiento automático de las horas trabajadas, alertar a los gerentes cuando los empleados se acercan a los límites de horas extra y generar informes para auditorías.

Por ejemplo, un restaurante que emplea tanto personal a tiempo completo como a tiempo parcial puede utilizar el seguimiento del cumplimiento para evitar costes excesivos de horas extra. Si un empleado está a punto de superar los límites legales de horas de trabajo, el sistema puede notificar a los gerentes para que puedan ajustar los horarios en consecuencia. Esto no solo ayuda a las empresas a evitar costosas infracciones de la legislación laboral, sino que también les ayuda a asegurarse de pagar a sus empleados correctamente por su tiempo.

Algunos programas de control de tiempo también incluyen un seguimiento de los descansos para garantizar que los empleados tomen las pausas obligatorias para comer y descansar. Esta puede ser una función especialmente útil para sectores con estrictas regulaciones laborales, como la atención sanitaria o el comercio minorista.

Informes y análisis personalizables

Un buen software de seguimiento del tiempo no solo debe registrar las horas, sino que también debe proporcionar informes y análisis personalizables que permitan a los empresarios conocer la productividad de la fuerza laboral, los costos laborales y las tendencias de las nóminas.

Por ejemplo, una agencia de marketing que trabaja en proyectos de varios clientes puede utilizar informes personalizados para analizar cuánto tiempo dedica el personal a distintas tareas. Si determinados proyectos llevan más tiempo de lo esperado, los gerentes pueden ajustar los flujos de trabajo o asignar recursos de manera más eficaz.

Además, las empresas pueden generar informes de nómina para identificar patrones en la asistencia de los empleados , realizar un seguimiento del ausentismo y prever los gastos laborales. Una tienda minorista, por ejemplo, puede utilizar estos informes para determinar las horas pico y programar al personal en consecuencia, asegurándose de tener suficiente cobertura sin exceso de personal.

Portal de autoservicio para empleados

Un portal de autoservicio para empleados permite al personal realizar un seguimiento de sus propias horas, solicitar tiempo libre y revisar sus planillas de horas sin tener que pasar por un gerente para cada pequeña actualización.

Por ejemplo, un bufete de abogados que utilice un software de seguimiento del tiempo puede permitir a sus abogados registrar el tiempo que dedican a los casos de distintos clientes. Los empleados pueden entonces revisar sus propias horas y hacer correcciones antes de procesar la nómina, lo que reduce las posibilidades de que surjan disputas.

En el caso de las empresas con varios turnos, un portal de autoservicio para empleados también puede permitir que el personal intercambie turnos o envíe solicitudes de PTO directamente dentro del sistema. Esto reduce la carga de trabajo administrativo para los gerentes y, al mismo tiempo, garantiza que los empleados tengan control sobre sus horarios.

Integración con software de nóminas y contabilidad

Una aplicación de control de tiempo eficaz para pequeñas empresas debe ofrecer una integración perfecta con la nómina, lo que facilita el procesamiento preciso de los salarios. En lugar de transferir manualmente los datos de tiempo, las empresas pueden sincronizar un rastreador de tiempo con el software de nómina y contabilidad para calcular los salarios en función de las horas trabajadas.

Por ejemplo, una pequeña empresa de comercio electrónico puede sincronizar su software de seguimiento de tiempo con la nómina para automatizar los cálculos de salarios, reducir errores y eliminar la entrada manual de datos, garantizando así que los empleados reciban el pago preciso.

Las empresas que ofrecen pago de horas extras, pago de vacaciones o diferenciales de turno también pueden aplicar las tasas de pago correctas automáticamente, lo que puede ayudar con la coherencia y el cumplimiento sin esfuerzo adicional.

Gestione fácilmente el tiempo y la asistencia de los empleados con GeldChild

El software de control de asistencia y horario de GeldChild ofrece a las pequeñas empresas una forma eficiente de automatizar el control del tiempo de los empleados. Controla automáticamente las horas de los empleados desde que ingresan hasta que reciben el pago, lo que garantiza un procesamiento preciso de la nómina sin intervención manual.

Diseñado para gestionar de forma eficaz la fuerza laboral por horas, GeldChild le permite crear y aplicar políticas personalizadas adaptadas a sus necesidades específicas. Los gerentes pueden crear reglas para la dotación de personal, recibir alertas en tiempo real cuando los empleados llegan tarde o faltan a sus turnos y configurar un sistema de puntos para controlar la asistencia.

La perfecta sincronización de nóminas de GeldChild elimina errores y riesgos de incumplimiento al integrar los datos de tiempo y asistencia directamente con la nómina. Las horas aprobadas se sincronizan instantáneamente con la nómina, lo que le ayuda a asegurarse de compensar a sus empleados de manera precisa y puntual.

GeldChild también puede ayudarle a reducir los riesgos de cumplimiento automatizando la aplicación de las normas sobre descansos y horas extra, enviando alertas en tiempo real para posibles infracciones de cumplimiento y ofreciendo políticas predefinidas que puede configurar para ayudarle a cumplir con los requisitos de la legislación laboral. Esta automatización simplifica la gestión del cumplimiento y reduce el riesgo de errores en la nómina o problemas legales.

Además de la gestión de horarios y asistencia, GeldChild funciona como un sistema de gestión de personal todo en uno que combina recursos humanos, nóminas, TI y gestión de gastos en una plataforma unificada. GeldChild , que se basa en una única fuente de información, le permite gestionar nóminas, beneficios, dispositivos, aplicaciones y más, todo en un solo lugar, lo que agiliza las operaciones y mejora la eficiencia.

Preguntas frecuentes sobre el mejor software de seguimiento del tiempo para pequeñas empresas

¿Cuál es la diferencia entre las herramientas de software de seguimiento de tiempo y de hoja de horas?

Tanto las herramientas de software de registro de horas como las de hojas de horas ayudan a las empresas a controlar las horas de trabajo de los empleados, pero tienen diferentes propósitos. Un sistema de registro de horas registra las horas en tiempo real y registra automáticamente cuándo los empleados comienzan y terminan de trabajar. Esto puede incluir sistemas de registro de entrada y salida, seguimiento de horas a través de dispositivos móviles e integraciones con software de nóminas.

Por el contrario, el software de registro de horas generalmente requiere que los empleados ingresen sus horas manualmente, a menudo al final de un período de trabajo. Si bien el software de registro de horas brinda flexibilidad para los empleados asalariados o el trabajo basado en proyectos, un rastreador de horas puede ser más útil para las empresas que necesitan un control preciso y en tiempo real de las horas de trabajo, las horas extra y el cumplimiento normativo.

¿Cómo hacen las pequeñas empresas el seguimiento del tiempo de sus empleados?

Algunas pequeñas empresas aún pueden depender de procesos manuales para controlar el tiempo. Sin embargo, en la actualidad, muchas pequeñas empresas utilizan software de seguimiento del tiempo para simplificar la nómina, garantizar el cumplimiento y eliminar la entrada manual de datos. Según sus necesidades, las pequeñas empresas pueden realizar un seguimiento de las horas de los empleados mediante registros de entrada basados en la web, relojes biométricos o seguimiento móvil basado en GPS.

Por ejemplo, una tienda minorista con varios turnos podría implementar una aplicación de control de asistencia que permita a los empleados fichar la entrada y la salida digitalmente, hacer un seguimiento de los descansos y registrar las horas extra. Mientras tanto, una empresa de consultoría podría utilizar un sistema de seguimiento de horas basado en proyectos para registrar las horas facturables de diferentes clientes, lo que garantiza una facturación y un procesamiento de nóminas precisos.

¿Cuál es la mejor aplicación de reloj de control para pequeñas empresas?

La mejor aplicación de control de tiempo o software de tarjeta de control de tiempo para pequeñas empresas depende de las necesidades de la empresa. Las empresas con empleados remotos o de campo pueden necesitar una aplicación de control de tiempo con seguimiento por GPS, mientras que aquellas con trabajadores por horas pueden beneficiarse de un control de tiempo automático que se sincronice con la nómina.

Una aplicación de reloj controlador también debe admitir funciones de gestión de proyectos para que las empresas puedan realizar un seguimiento de las horas dedicadas a diferentes tareas.

¿Cuál es el mejor software de seguimiento del tiempo?

El mejor software de seguimiento automático del tiempo se integra con la nómina, simplifica el cumplimiento y reduce la carga de trabajo administrativa. Las empresas deben priorizar funciones como el seguimiento en tiempo real, el acceso móvil, el seguimiento de proyectos y la sincronización de la nómina para agilizar las operaciones.

Por ejemplo, una pequeña empresa con horarios de trabajo flexibles podría necesitar un software de control de tiempo automático con funciones de autoservicio que les permita a los empleados revisar y corregir sus horas antes de pagarles la nómina. Mientras tanto, una empresa con trabajadores por horas podría preferir un sistema que haga cumplir las reglas de control de tiempo para evitar riesgos de incumplimiento.

GeldChild ofrece una solución completa de control de asistencia y horario que realiza un seguimiento automático de las horas de los empleados desde que ingresan hasta que reciben el pago, se sincroniza directamente con la nómina y ofrece herramientas de cumplimiento integradas para reducir los errores y los riesgos de cumplimiento. Sus políticas personalizables, el seguimiento automático de las horas extra y las alertas en tiempo real lo convierten en la mejor opción para las empresas que buscan un sistema integrado de gestión de la fuerza laboral.

Fundador y CEO:

Emran Ahmed es fundador y CEO de GeldChild, plataforma que combina tecnología financiera con seguros innovadores para proteger patrimonios en España y Latinoamérica. Con sedes en Panamá y Madrid, GeldChild está desarrollando el primer asistente de IA para planificación generacional con cobertura en 100+ países.