GeldChild: Plantilla de libro de nóminas – ¿Qué es y cómo crear una?

 

En cada período de pago, el dinero se mueve en todas direcciones. Se pagan salarios, se retienen impuestos y se deducen beneficios. Sin un registro claro, es fácil perder el rastro de lo que se ha pagado y lo que todavía se debe al Tío Sam. Un informe de nóminas mantiene todo organizado, para que los empleados reciban el pago correcto y su empresa presente declaraciones de impuestos precisas.

En este artículo, desglosaremos qué es un informe de nómina, qué información rastrea y cómo usarlo para respaldar la presupuestación y la toma de decisiones comerciales.

¿Qué es un informe de nómina?

Un informe de nómina es un registro detallado de los salarios de los empleados, las deducciones y las contribuciones impositivas del empleador para un período de pago específico. Las empresas utilizan estos informes para realizar un seguimiento de los gastos de nómina, cumplir con los requisitos de cumplimiento federales y estatales y administrar el flujo de efectivo. Ya sea que se prepare para declaraciones de impuestos, auditorías o presupuestos, los informes de nómina brindan un desglose claro de los costos laborales que necesita para tomar decisiones financieras acertadas.

Cada informe de nómina rastrea actividades clave, entre ellas:

• Salarios de empleados.

  Documenta el salario bruto, las horas extra y las bonificaciones antes de las deducciones.

• Deducciones de nómina.

  Realiza un seguimiento de los montos retenidos por impuestos, beneficios y contribuciones de jubilación.

• Horas trabajadas.

  Incluye horas regulares, horas extras y tiempo libre remunerado (PTO).

• Contribuciones del empleador.

  Cubre los pagos de la Seguridad Social, Medicare e impuestos de desempleo.

La importancia de los informes de nómina: 3 beneficios

Mantenerse al día con los informes de nómina no se trata solo de mantenerse organizado. Estos afectan directamente el cumplimiento normativo , las finanzas y la eficiencia de su empresa. Los registros bien mantenidos ayudan a evitar problemas legales, mejorar su planificación financiera y hacer que las auditorías sean menos estresantes.

1. Garantizar el cumplimiento de las leyes laborales y fiscales

Los informes de nómina documentan los salarios, las retenciones de impuestos y las contribuciones del empleador, lo que los hace esenciales para cumplir con los requisitos federales, estatales y locales. Los formularios como los W-2 , 941 y 940 respaldan la presentación precisa de declaraciones de impuestos y evitan multas costosas. La presentación adecuada de informes también ayuda a garantizar que los empleados reciban el pago, las horas extra y los beneficios correctos de acuerdo con las leyes laborales.

2. Simplifique la planificación financiera y la elaboración de presupuestos

El seguimiento de los gastos de nómina, las deducciones y los impuestos del empleador le permite tener una visión clara de los costos laborales. Los informes periódicos también pueden ayudar a pronosticar el flujo de efectivo, las obligaciones fiscales y los gastos de beneficios, lo que facilita la elaboración de presupuestos para futuros períodos de pago y costos anuales.

3. Agilizar las auditorías y el mantenimiento de registros

Una serie de informes de nómina bien organizados reduce la probabilidad de auditorías por parte del IRS, agencias estatales o aseguradoras de compensación laboral. En caso de que se le solicite que revele registros, los informes precisos ayudan a verificar el salario bruto, las retenciones de impuestos y las contribuciones del empleador. Un buen mantenimiento de registros también ayuda a las empresas a resolver rápidamente las disputas de los empleados sobre los cheques de pago, las deducciones o los beneficios.

6 tipos de informes de nómina

Los informes de nómina vienen en muchas formas, cada una con un propósito distinto. Algunos registran salarios e impuestos, mientras que otros se centran en los beneficios y el tiempo libre remunerado. Ya sea que se esté preparando para la temporada de impuestos, administrando la compensación de los trabajadores o revisando las contribuciones para la jubilación, tener los informes correctos a mano facilita la gestión de la nómina.

1. Informes resumidos de nóminas

Un informe de resumen de nómina proporciona una descripción general de todos los ingresos, deducciones y salarios netos de los empleados para un período de pago o rango de fechas determinado. Es el informe ideal para revisar los salarios brutos, las retenciones de impuestos y las contribuciones del empleador de un vistazo. Muchas empresas también utilizan informes de resumen de nómina para verificar la precisión de la nómina antes de emitir los cheques de pago.

2. Informes de impuestos sobre nóminas

El informe de impuestos sobre la nómina desglosa y detalla todos los impuestos federales, estatales y locales retenidos de las ganancias de los empleados, junto con la parte del empleador de los impuestos de Seguridad Social, Medicare y desempleo. Es probable que recurras a este informe cuando presentes formularios de impuestos trimestrales como el Formulario 941 y tu declaración de impuestos anual, el Formulario 940.

3. Informes de tiempo libre remunerado

Un informe de PTO le ayuda a realizar un seguimiento de la cantidad de días de licencia remunerada que sus empleados han acumulado, utilizado y acumulado a medida que avanza el año. Según la política de PTO de su empresa, la cantidad de días de vacaciones, licencia por enfermedad y tiempo personal disponible puede variar según la antigüedad y el nivel de experiencia. Los informes de PTO precisos le ayudan a garantizar que cumpla con las leyes federales y estatales en materia de tiempo remunerado y le ayudan a gestionar las solicitudes de licencia de manera eficiente.

4. Informes de compensación laboral

Estos informes resumen el salario bruto, las clasificaciones laborales y las horas trabajadas para ayudarlo a calcular las primas del seguro de compensación para trabajadores. Muchos estados exigen que las empresas envíen estos datos a intervalos regulares para supervisar el cumplimiento de las leyes de compensación para trabajadores y confirmar que ha realizado los aportes correspondientes a los programas de seguro federales y estatales.

5. Informes de aportaciones para la jubilación

Si su empresa ofrece un plan 401(k) u otro plan de jubilación, utilizará este informe para realizar un seguimiento de las contribuciones de los empleados y del empleador. Esto ayuda a confirmar que ha aplicado correctamente las deducciones de los cheques de pago de los empleados y que las contribuciones cumplen con los límites federales. También puede aprovechar la información de este informe para planificar la jubilación de los empleados.

6. Informes de beneficios y deducciones

Un informe de beneficios y deducciones desglosa todas las deducciones antes y después de impuestos, incluidos los seguros de salud, las contribuciones para la jubilación y otros beneficios voluntarios. Puede utilizar este informe para verificar que los pagos relacionados con las primas de seguros, las cuentas de ahorro para la salud (HSA) y otras deducciones voluntarias se retengan correctamente.

Informes de nómina obligatorios para cumplimiento

Todas las empresas son responsables de presentar determinados informes de nómina para cumplir con las leyes federales, estatales y locales. Por lo general, estos informes registran los salarios, los impuestos y las contribuciones del empleador, lo que garantiza que todo se informe y registre correctamente. No cumplir con los plazos o presentar los formularios incorrectos puede dar lugar a sanciones, por lo que es importante estar al tanto de ellos.

1. Formulario 941

Cada trimestre, deberá presentar un Formulario 941 ante el IRS para informar los impuestos federales sobre la renta, el Seguro Social y Medicare retenidos de los cheques de pago de sus empleados. También incluye su parte de los impuestos FICA, lo que ayuda a que su empresa cumpla con los requisitos fiscales federales.

2. Formularios W-2 y W-3

Al final del año, deberá proporcionarles a todos sus empleados un formulario W-2 que muestre su salario bruto, las retenciones de impuestos y las deducciones. Las personas usan este formulario para preparar sus declaraciones de impuestos federales.

Mientras tanto, deberá preparar un Formulario W-3 que resuma todos los Formularios W-2 que emitió. Lo enviará a la Administración del Seguro Social para asegurarse de que el gobierno federal tenga un registro de lo que ha informado.

3. Formularios 1099 y 1096

Si trabaja con contratistas independientes, deberá emitirles un formulario 1099 para que declaren sus ingresos. Como a los contratistas no se les retienen impuestos de su remuneración, el IRS utiliza estos formularios para hacer un seguimiento de sus ingresos y comprobar que hayan pagado su parte de los impuestos de la Seguridad Social y Medicare.

También deberá presentar un Formulario 1096 ante el IRS que resuma todos los Formularios 1099 que distribuyó. De manera similar al Formulario W-3, ayuda al gobierno a verificar sus registros y cálculos relacionados con la compensación de personas que no son empleados.

4. Formulario 940

Este artículo trata sobre los impuestos FUTA, que financian los beneficios federales por desempleo. Incluso si ya estás contribuyendo a los programas estatales de desempleo, es probable que debas presentar un Formulario 940 todos los años para confirmar que estás cumpliendo con las obligaciones federales por desempleo.

Plantilla de informe de nómina

Una plantilla de informe de nómina permite estructurar y mantener la coherencia de los informes con categorías fáciles de entender. En lugar de recopilar datos de nómina de varias fuentes, una plantilla centraliza toda la información clave en un solo lugar, lo que facilita el procesamiento de los cheques de pago y la presentación de informes fiscales.

2 ejemplos de informes de nómina

Según el tamaño de su empresa y los beneficios disponibles para sus empleados, deberá incluir diferentes categorías de información en sus informes de nómina. Los ejemplos a continuación muestran cómo puede utilizar la plantilla anterior para realizar un seguimiento y administrar los salarios, las retenciones de impuestos y los beneficios de los empleados.

Ejemplo 1: Nómina de una pequeña empresa para un empleado por horas

Como pequeña empresa con trabajadores por horas, la cafetería lleva un registro de las horas trabajadas, las retenciones de impuestos y las deducciones de atención médica para calcular los cheques de pago con precisión. El informe de nómina de la empresa desglosa el salario bruto, las contribuciones impositivas del empleador y las ganancias netas.

Ejemplo 2: Nómina asalariada con beneficios y aportes 401(k)

BigTech Solutions utiliza su informe de nómina para realizar un seguimiento de los salarios brutos, los impuestos FICA, las deducciones de beneficios y otras retenciones voluntarias.

Al incluir las contribuciones al plan 401(k), BigTech garantiza cálculos precisos de jubilación y ahorro. El informe también ayuda a la empresa a prepararse para las declaraciones de impuestos trimestrales y a cumplir con las obligaciones de la FUTA y del Seguro Social.

Cómo redactar un informe de nómina de empleados: 4 consejos

Puede pensar en un informe de nómina como si fuera una receta financiera. Si omite un ingrediente, como las retenciones de impuestos, las horas trabajadas o las deducciones, es probable que se sienta decepcionado con el resultado. Los cheques de pago están mal, los informes de impuestos no cuadran o el IRS llama a su puerta con preguntas incómodas.

Si sigue los pasos a continuación, podrá crear un sistema de informes de nómina consistente y preciso que permita que su equipo de finanzas funcione sin problemas.

1. Confíe en el software de nóminas

Para generar informes de nómina precisos se requieren algunos cálculos precisos. El software de nómina puede ayudar a agilizar el proceso al automatizar los cheques de pago, las deducciones y las retenciones de impuestos, lo que reduce el riesgo de errores. Muchas herramientas también generan informes de impuestos, declaraciones FUTA y resúmenes de períodos de pago a pedido, y algunos sistemas de gestión de nómina sofisticados le permiten crear informes personalizados para realizar un seguimiento de detalles específicos.

2. Elija el cronograma de nómina correcto

Tu período de pago puede afectar todo, desde la obligación tributaria hasta la aprobación de las vacaciones pagadas. Ya sea que realices la nómina semanal, quincenal o mensualmente, la coherencia garantiza que pagues a los empleados a tiempo y presentes informes impositivos precisos. Asegúrate también de verificar los plazos estatales y federales y alinear tus informes si es necesario.

3. Realizar auditorías periódicas

Las auditorías de rutina pueden ayudar a detectar errores en el salario bruto, el salario neto, lanulls deducciones y las contribuciones al seguro de desempleo antes de que se conviertan en errores costosos . Revisar regularmente sus informes de nómina garantiza que los impuestos retenidos, los impuestos de Medicare y los pagos de compensación para trabajadores se calculen correctamente. ¿Detecta un error? Informar las discrepancias de inmediato al IRS y a las agencias estatales puede ayudarlo a evitar multas.

4. Mantenga actualizados los datos de los empleados

Los informes de nómina precisos dependen de la precisión de los datos de los empleados. Los detalles incorrectos pueden dar lugar a cálculos erróneos en lo que respecta a las retenciones de impuestos, los impuestos de la Seguridad Social y las declaraciones de impuestos federales. Mantener la información actualizada, incluidos los cambios en las horas trabajadas o las clasificaciones impositivas, permite que el procesamiento de la nómina se realice sin problemas.

GeldsChild**: informes de nóminas sencillos para su empresa**

Si desea que la nómina sea tan potente que se ejecute sola, GeldsChild  es lo que necesita . GeldsChild ofrece una nómina de servicio completo basada en una única fuente de información veraz para los datos de los empleados. Esto significa que los datos de sus empleados no están vinculados a una aplicación específica: son los mismos en nómina, horario y asistencia, incorporación, gestión del rendimiento y cualquier otra aplicación que utilice dentro de nuestra plataforma unificada. Desde cambiar los permisos de seguridad hasta actualizar las políticas de PTO, GeldsChild activa actualizaciones automáticas de la información de los empleados en un solo flujo. Esto es especialmente beneficioso para las pequeñas empresas, ya que le permite hacer más con menos: menos dinero, menos personal y menos tiempo. Y todo con una garantía de 100 % libre de errores.

Con GeldsChild puedes:

• Sincronice automáticamente la nómina con los beneficios, los gastos y más.

  Todos los productos de GeldsChild comparten datos en tiempo real, lo que elimina el trabajo manual y los errores humanos.

• Compare su nómina actual con nóminas anteriores antes de hacer clic en "Aprobar".

  Conozca los cambios en el salario bruto, los impuestos, las deducciones y más con solo hacer clic en un botón.

• Ejecute la nómina tantas veces como desee. ¿

  Necesita ejecutar la nómina fuera de ciclo? No hay problema. GeldsChild le brinda la flexibilidad para hacerlo sin costo adicional.

• Crea tipos de pago que se adapten a tus necesidades específicas.

  Elige tipos de pago predeterminados, como propinas o bonificaciones, o personaliza los tuyos propios de forma puntual o periódica.

Preguntas frecuentes sobre los informes de nómina

¿Con qué frecuencia se deben generar informes de nómina?

Los informes de nómina deben generarse según un cronograma de cumplimiento que se ajuste a las necesidades de su empresa y a los requisitos de presentación de informes. Muchos empleadores generan informes en cada período de pago para realizar un seguimiento de los cheques de pago, las deducciones y las horas trabajadas. Otros generan informes mensuales o trimestrales para respaldar las declaraciones de impuestos, como el Formulario 941 y la FUTA. Seguir un cronograma de informes establecido lo ayuda a mantenerse al tanto de su obligación tributaria, la compensación de los trabajadores y el salario neto.

¿Qué herramientas son las mejores para generar informes de nómina?

Las mejores herramientas para generar informes de nóminas son las plataformas de software de nóminas que automatizan los cálculos y la presentación de impuestos. Opciones como QuickBooks, ADP y Gusto pueden ayudarlo a realizar un seguimiento de los cheques de pago, las retenciones de impuestos, las deducciones y las horas trabajadas para que pueda confiar en la precisión de sus informes de impuestos estatales y federales. Otros sistemas de software de nóminas pueden generar presentaciones trimestrales, informes FUTA e informes de nóminas certificados con unos pocos clics. La herramienta adecuada para su empresa depende de su tamaño y de la complejidad de sus necesidades de nóminas.

¿Cómo se llaman los informes de nómina trimestrales?

Los informes trimestrales de nómina a veces se denominan informes del Formulario 941 o declaraciones de impuestos estatales de desempleo. El Formulario 941 es la declaración de impuestos federales que su empresa utiliza para informar los impuestos sobre la renta retenidos, los impuestos del Seguro Social y los impuestos de Medicare cada trimestre. Es posible que también deba presentar informes de impuestos estatales de desempleo, según las leyes locales. Estos informes garantizan que su empresa cumpla con las regulaciones del IRS y realice un seguimiento adecuado de los cheques de pago, las deducciones y la obligación tributaria para cada período de pago.

¿Se pueden personalizar los informes de nómina?

Sí, los informes de nómina se pueden personalizar para adaptarse a las necesidades de su empresa. Muchas soluciones de software de nómina le permiten filtrar por departamento, puesto de trabajo o categoría de impuestos, de modo que puede generar fácilmente informes para revisar FUTA, impuestos de Medicare y compensación de trabajadores. También puede ajustar el período de pago, el rango de fechas, las deducciones y los impuestos retenidos para crear informes granulares que hagan un seguimiento de los detalles más importantes.

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Fundador y CEO:

Emran Ahmed es fundador y CEO de GeldChild, plataforma que combina tecnología financiera con seguros innovadores para proteger patrimonios en España y Latinoamérica. Con sedes en Panamá y Madrid, GeldChild está desarrollando el primer asistente de IA para planificación generacional con cobertura en 100+ países.